市县地名补查和资料更新材料归档试探

文章来源：本站 发布者： 发布时间：2018-09-28 阅读：686 次

——以江苏省为例

薛 光

 

    根据国家《关于开展地名补查和资料更新工作的通知》要求，地名补查和资料更新工作（以下简称“地名补更工作”）结束后，将形成大量的地名补更成果材料和原始材料，它对于充实和完善现有的地名档案，并服务于今后的提供利用工作，将产生深远的影响。因此在地名补更工作结束之前，补更材料的整理归档以及如何与普查成果档案的衔接问题，已经摆在我们面前不容回避。未雨绸缪，早作思想准备，做到心中有数，将有助于市县对地名补查和资料更新材料的立卷归档采取较为合理、有效的做法，使地名建档和管理更加科学化、规范化。

    一、市县地名补更材料的归档依据

   《江苏省地名补查和资料更新工作方案》（试行）规定，市县在补更工作中将形成六种地名成果或材料的正本及其审定稿、原始稿、工作低图以及与之相关的调查材料、考证材料、统计材料、座谈记录和工作总结等，这六种补更材料的正本分别是：

    １.《地名补查和资料更新成果表》；

    ２.《地名补查目录》；

    ３.《标准地名图》；

    ４.《地名补查和资料更新数字统计表》；

    ５.《地名补查和资料更新工作总结》；

    ６.《地名变动年报表》（注：此属地名补更工作完成以后逐年形成的材料，暂且也放入此次归档一并考虑）。

    上述六种成果，除《地名补更和资料更新成果表》、《地名变动年报表》属于国家要求填报外，其它四种皆为江苏从本省情况出发对市县所作的规定。尽管地名补更成果材料全国各地因地而异，不尽相同，但都有一个面临着如何归档的问题。

    地名档案是从事地名工作的组织在行使地名管理职能、处理地名事务以及在地名专业活动中形成的真实记录和历史凭证。国家档案局和中国地名委员会，根据在地名工作过程中形成、积累的所有地名文件、材料，制订了《全国地名档案管理暂行办法》、《地名档案保管期限表》和《地名档案分类编码表》（其中分类编码表，是在本省大多市县已将地名普查成果材料整理、立卷结束后才出台的），作为建立健全全国各级地名档案的重要规范。因此，地名补更各种材料，也必须以这三个文件为依据，进行收集、分类、整理、立卷、确定保管年限和编码等。

    《全国地名档案管理暂行办法》和《地名档案分类编码表》把地名档案分为五个大类，即“文书类”(Ｗ)、“地名调查成果类”(Ｄ)、“编译出版类”(Ｂ)、“科学研究类”(Ｋ)和“国际交往类”(Ｇ)。其中“地名调查成果类”有非常明显的个性，是地名档案的主体，由于《暂行办法》对地名档案的分类较为粗旷（只分到大类这一层），因此《编码表》在“地名调查成果类”的Ｄ大类下面又分了属类即第二层：(Ⅰ)－(Ⅷ)类，其中(Ⅰ)属“综合材料”，(Ⅱ)－(Ⅷ)属“个体材料”。并在“综合材料”(Ⅰ)属类下还设置了五个小类，即第三层：(１)－(５)，具体说就是“地名表册”(１)、“地名概况材料”(２)、“地名卡片”(３)、“地图”(４)和“照片”(５)五个小类。当年地名普查结束后，所有成果就是按照“综合材料”下的五个小类的要求进行整理归类和案卷编号的。关于建立地名“个体材料”，最初很多市县都有设想，但后来很少见诸实施，主要原因是若把把地名普查期间的表、卡、图、文、照片及其审定稿、原始稿等材料一一拆散开来，重新组合后再放入“个体材料”袋中，不仅费时费事不说，还打乱了原有的整体系统（其中地名普查表和图是若干地名的集合体，实际上根本无法分离），使得“综合材料”这一属类残缺不全、有名无实。因此“个体材料”的七个属类，我省除灌南县外，其余市县均未利用，仍使表、卡、图、文和照片始终保持“综合材料”的原貌。这种做法，符合档案的整理“应充分尊重和利用原有基础的原则”精神。由于“综合材料”并非完美无缺，尽如人意。经过人们对地名档案几年的实践和认识的深化，逐步感到“综合材料”有很大的局限性，即无法不断充实新的资料和信息、使之始终保持地名档案的现势性。这是因为随着时间的推移， 很多地名的内容已有发展变化，但作为“综合材料”的地名档案是不能在原有文字上随便涂改的，那么要解决不断续补的问题，“个体材料”在这方面的特殊功能就能日益显示出来，并为人们所共识。这次补更成果不再组成“综合材料”而应建立地名档案“个体材料”，已经成为地名工作者的一致呼声。

    值得注意的是，此次补更的所有材料，如果不加辩证的科学的组成保管单位，而是统统归入“个体材料”(Ⅱ)－(Ⅷ)类里，并将“综合材料”弃之不用，这只能是片面的和草率的。况且，地名补更材料中尚有其它大类（如“文书类”）的文件材料，又怎么能混入“地名调成查果类”呢？因此，地名补更材料究竟归到哪一类比较合理，在具体整理时，还必须对全部补更材料进行逐一分析、比较，才能得出正确的结论。

    二、对市县地名补更材料种类的分析

    １.从对地名补更的正本材料稍加分析后就会发现，《地名补查和资料更新成果表》与《地名变动年报表》，都是一条地名一张表格，它们的基础材料，即审定稿、原始稿及调查考证材料等也都是一条地名一份资料，这就为建立地名“个体材料”（俗称“一地一档”）的模式提供了可能。经过地名普查的同志都深有体会，过去的“表”、“卡”、“图”、“文”均采用“综合材料”的形式保管，这种封闭式的立卷方法无法解决补更材料的不断插入，这是由于普查材料和补更材料所设计的不同载体形式而造成的。退一步说，即便能够插入，不仅混乱，还打破了原来普查时四项成果的整理体系和历史面貌，显然不可取。由此可见，这次补更材料中的《地名补查和资料更新成果表》和补更以后形成的《地名变动年报表》，可以依照《地名档案分类编码表》上的“个体材料”，自成系统，单独归档。

    ２.从对《地名补查目录》和《标准地名图》的分析可以看出，这两项成果均属于若干地名的集合体，不能割裂开来而形成“个体材料” 。 其中，《地名补查目录》要求逐个填写“补查”范围的地名（“地名补查”是指地名普查时漏查和地名普查后新生的地名，属于“资料更新”范围的地名不上此表），作为已经问世的《市县地名录》的补充，有了这个最新资料，就可以编辑出版续补本。对照地名普查成果而言，《地名补查目录》相当于过去的《地名普查表》，而《标准地名图》可说就是以前的《地名普查图》。显而易见，这两项成果在整理归档时，均应放在《档案分类编码表》中的“综合材料”即(Ｄ)－(Ⅰ)里去。

    ３.《地名补查和资料更新工作总结》与《地名补查和资料更新数字统计表》，都不是直接反映地名情况的成果，从这两种材料上都无法看出每条地名的音、形、义、位、类等状况，很明显不能放入“地名调查和成果”(Ｄ)里。他们反映的是地名补更工作开展结束后的文字结论材料和各类补更地名的统计数字，在内容和形式等特征上，与补更成果材料并不存在连续性，显然它们就是文书材料。从“文书类”(Ｗ)材料归档的范围来比照，工作总结和统计表亦当属文书材料的范畴之列。

    或许有人会提出将《地名补查和资料更新数字统计表》放入“地名调查和成果类”不仅易于与补更地名相对照而且方便查找利用，不是更好吗？笔者以为这样做千万不可。首先，各市县地名补更工作从开展之日起就陆续形成了一系列文书材料，例如关于开展地名补更工作的请示、通知、工作方案、培训计划、业务解答、试点介绍、经验交流、领导讲话、经费报告、验收记录、评比意见、工作总结、统计报表、成果清单等，这些材料全面而翔实地反映了各地地名补更工作的全过程，无疑在这一专项工作结束之后要组成专卷，作为《地名补更和资料更新数字统计表》是上述材料中不可缺少的一环，如不放入“文书类”(Ｗ)中显然有悖常理。如若地名档案五个大类的材料在整理时，不能做到准确定性，而是互有搀杂，将使这一专门档案紊乱不堪，毫无章法；其次，如将《地名补更和资料更新数字统计表》归入“地名调查和成果类”这一大类里， 那么在它之下的“个体材料”(Ⅱ－Ⅷ)属类肯定放不进去数字统计表，就是放入“综合材料”也做不到，因为在它之下的五个小类，即“文”、“图”、“表”、“卡”和“照片”也难以使数字统计表对号入座；再次，“易于和补更地名相对照”的说法是缺乏根据的。因为《地名补更和资料更新数字统计表》在“综合材料”和“个体材料”中都无适当的位置可言，所以谈不上与补更地名对照的问题；第四，所谓“方便查找利用”也是相对的，其实只要“文书类”(Ｗ)材料组卷合理，查找起来一样迅速快捷，何况还有案卷目录和卷内汇编作检索工具。如前所述，只有将《地名补查和资料更新数字统计表》与《地名补查和资料更新工作总结》一样一同放入“文书类”(Ｗ)才是最科学的。

    三、对市县地名补更材料归档的基本设想

    1.从以上定性分析中可以看出，《地名补查和资料更新成果表》和《地名变动年报表》，均应按照《地名档案分类编码表》上地名“个体材料”的七个属类(Ⅱ)－(Ⅷ)，即：“行政区划单位和居民点名称”、“行政单位名称”、“各专业部门使用的名称”、“名胜古迹和纪念地名称”、“人工建筑物名称”、“自然地理实体名称”和“其它地名”分门别类建成一地一档。因为个体地名材料不仅有该地名的成果表，还有其审定稿、原始稿和与之相关的调查材料、考证材料、变动材料等，地名所含信息一旦发生变化，就可随时将更新增补材料送入档案里。因此，地名“个体材料”能完整准确地记述地名演变的情况，真实反映历史变革的脉络，客观记录自然、经济等状况的变化，使之始终保持现势性，这是“综合材料”自叹弗如的。以一条地名组成一个保管单位，对于保持地名“个体材料”的完整性、连续性是极为有利的。作为市县地名档案室应抓住地名补更工作的契机，着手建立地名档案的“个体材料”袋，并形成制度坚持下去，使之日臻完善。于此同时，不可忽视“个体材料”的袋内整理，做到排列有序，而不是杂乱无章。袋内材料排列时，可将补更材料的正本、审定稿、原始稿调查考证材料……按时间倒序进行排列，按页编号，不用装订。这种做法的好处是，一开袋就会给人一个全面的了解，节约翻阅时间，提高查找效率。对于“个体材料”袋的排列，可与“地名普查卡片”类别的排列顺序保持一致，这样也符合地名工作者长期以来形成的习惯。由于这次地名补更中的“个体材料”与地名普查时的“综合材料”因归类不同而无法衔接，因此卷宗上的编码需要从头开始，但这项工作应放在最后进行。一旦编码完成，地名“个体材料”袋的卷宗，就成为永久固定位置而无法再重新调整。

    2.《地名补查目录》和《标准地名图》既然类属“综合材料”，就应按其规律办事，将《地名补查目录》以乡镇或街道办事处为单位登记填表，最后以市或县为单位装订成壹册或数册，同时要有正本、审定稿和原始稿三套材料ＤⅠ(1)，即地名表册这一小类中去。《标准地名图》则仍以市或县为单位，把不同比例尺的地名图，分别装入图筒或图柜存放，并要有成图和工作低图，归入ＤⅠ(4)，即“地图”这一小类里去。但需指出，补更地图千万不能和普查地图卷放掺合在一起，以免混淆不清，给查找地图带来不必要的麻烦，否则还将影响到补更地图的编码。由于这两项补更材料与普查时的表、图同属一种类型，因此编码时，皆可与普查时的序号相衔接，继续接后编码。至于谁是普查材料，谁是补更材料，在案卷分类目录上，可以从案卷标题的说明和时间上看得一清二楚。

    3.《地名补查和资料更新工作总结》与《地名补查和资料更新数字统计表》均是文书材料，不存在与“地名调查和成果类”的衔接问题，则应按“文书类”(Ｗ)的要求，与其它补更文件材料一起整理立卷存档，作为永久期限保管。

    以上设想是根据地名补查和资料更新成果（包括其它材料）的载体形式和内容特点而进行的不同的归档组合方式，仅作为一种试探提出来与同行们商讨，是否符合地名档案工作的实际且行之有效，尚待实践验证。

 

                                          1990年6月18日

 

    备注：本论文参加1990年10月在厦门召开的“第三次华东地区地名工作研讨会”交流，发表于《江苏地名》1990年第6期，并被收入《华东地名研讨文选》(1991年3月)一书。